Οποιαδήποτε επιστολή, προκειμένου να επιβεβαιωθεί κάτι, όπως τα στοιχεία από προηγούμενη αλληλογραφία, ή τον κώδικα δεοντολογίας της εργασίας, θα μπορούσε να πέσει κάτω από μια"επιστολή από τη διευκρίνιση"Διευκρινίσεις γράμματα χρησιμοποιούνται συχνά ως γραπτές προειδοποιήσεις για τους εργαζομένους. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος του οποίου η συμπεριφορά έχει κληθεί σε ερώτηση μπορεί να αποσταλεί μια επιστολή για να τους υπενθυμίσει τους κανόνες και να τους ενημερώσει ότι, εάν συνεχίσουν να ενεργούν με τον ίδιο τρόπο, μπορεί να είναι και επίσημα πειθαρχημένη. Ένα διαφορετικό είδος της διευκρινιστική επιστολή είναι, επίσης, χρησιμοποιείται στην επιχείρηση για να εξηγήσει τους στόχους και τις λεπτομέρειες ενός μεγάλου έργου. Για παράδειγμα, αν ένα νοσοκομείο εκδοθεί σύμβασης για την ανακαίνιση και την κατασκευή, μπορούν να απαντήσουν στις ερωτήσεις τους υποψήφιους πλειοδότες σε επιστολή του, που πηγαίνει πέρα από λεπτομέρειες όπως το είδος των υλικών που απαιτούνται, ή πόσες πρίζες. Αυτό είναι μερικές φορές ονομάζεται ένα γράμμα του διαγωνισμού διευκρινίσεις. Ομοίως, κάποιος προσφέρθηκε μια θέση σε μια νέα εταιρεία μπορεί να γράψει μια επιστολή διευκρινίσεις για το μελλοντικό εργοδότη τους, ζητώντας τους να είναι πιο σαφής σχετικά με το τι ο ρόλος συνεπάγεται. Επιστολή διευκρινίσεις μπορούν να σταλούν στους εργαζομένους, όταν δεν είναι κοντά για να"περπατήσει πάνω από τη γραμμή". Οι πράξεις τους δεν απαιτούν μια επιστολή επίπληξης ή πειθαρχία ακόμα, αλλά μια γραπτή ειδοποίηση που θα παρακολουθούνται στενά. Μετά από το γράμμα που είναι γραμμένο, έχει περισσότερο βάρος από μια λεκτική προειδοποίηση, αλλά δεδομένου ότι δεν είναι επίσημα ένα γράμμα της πειθαρχίας, δεν κρατήστε πατημένο οποιοδήποτε από τα αρνητικά του να επιπλήξει. Έχει υποπέσει στην αντίληψή μας ότι η συμπεριφορά σας στην εργασία έχει σταθερά πτωτική τις τελευταίες εβδομάδες. Οι συνάδελφοί σας έχουν αρχίσει να παρατηρήσετε αρνητική στάση προς την εργασία σας και τους πελάτες σας. Απλά θέλουμε να σας ενημερώσουμε ότι έχετε πάρει πολύ κοντά στην απόκτηση επίπληξη από τη διοίκηση. Ιδιαίτερα σας προτείνουμε να αλλάξετε τη συμπεριφορά σας πολύ λίγο, ή μπορεί να υπάρχουν αρνητικές συνέπειες για όλους τους εμπλεκόμενους. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτό το γράμμα δεν θα πρέπει να τοποθετηθεί στο αρχείο σας, ούτε θα τιμωρηθεί. Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω για την προσφορά με τη θέση που εποπτεύει το φαρμακοποιό σας σύμμαχος για την Υγεία, που αρχίζει τον ιούνιο του. Ωστόσο, πριν από την αποδοχή αυτού του ρόλου, θα ήθελα περαιτέρω διευκρινίσεις για την ημέρα μου με τη μέρα το πρόγραμμα. Είναι η κατανόησή μου ότι υπάρχουν τρία Συμμαχικά φαρμακεία εντός Βαλτιμόρη και ότι θα είναι υπεύθυνος για όλα αυτά. Στην προηγούμενή μου θέση θα εναλλάσσονται μεταξύ δύο φαρμακεία σε όλη τη διάρκεια της εβδομάδας, αν και κατανοώ, επίσης, ότι ορισμένες εταιρείες προτιμούν μια ημερήσια επίσκεψη για όλα τα σχετικά με το δρομολόγιο. Δεύτερον, θα ήθελα να λάβετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό που απασχολείται από την, όπως το εκπαιδευτικό του υπόβαθρο και το επίπεδο της εμπειρίας. Όπως δήλωσε σε τηλεφωνική μας συνομιλία προτιμώ να θέσει μια σταθερή ιεραρχία με βάση την αρχαιότητα και στη συνέχεια να προβιβάσετε ή να υποβιβάσετε το προσωπικό με την πάροδο του χρόνου με βάση τις δικές μου παρατηρήσεις. Είμαι στην ευχάριστη θέση να έχουν προσφερθεί τόσο προσοδοφόρα ευκαιρία και θα αποφασίσω αμέσως μετά από αυτές τις διευκρινίσεις. Ανυπομονώ να μιλήσω μαζί σας σύντομα Αγαπητέ υποψήφιους αναδόχους, παρακάτω θα βρείτε απαντήσεις σε όλα τα ερωτήματα που μας υποβλήθηκαν πριν από τον Μάρτιο του. Για λόγους προστασίας προσωπικών δεδομένων δεν αποκάλυψε ποια εταιρία που ζήτησε την ερώτηση. Ελπίζουμε ότι αυτές οι διευκρινίσεις είναι χρήσιμες για τη διαδικασία υποβολής προσφορών. (Παρακαλώ σημειώστε ότι, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά, όλα τα προηγούμενα όρους και τις προϋποθέσεις εξακολουθούν να ισχύουν). Ερώτηση: Παρακαλούμε να διευκρινιστεί αν"εγκατάσταση ανελκυστήρων"είναι μια ανακαίνιση, ή αν χρειάζεστε ένα νέο σύστημα που θα εγκατασταθεί. Απάντηση: Θα απαιτούν ότι το υπάρχον σύστημα ανελκυστήρων ίδια παραμένουν άθικτα, αλλά ότι το αυτοκίνητο πρέπει να αντικατασταθεί με κάτι σύγχρονο. Απάντηση: δεν Έχουμε ορίσει ημερομηνία για την ολοκλήρωση της εξωτερικής κατασκευής. Αυτό είναι στην κρίση του αναδόχου Ωστόσο, το σύνολο του έργου πρέπει να ολοκληρωθεί έως τον απρίλιο του. Όλες οι ανάδοχοι θα πρέπει να αναγνωρίσει την παραλαβή της παρούσας επιστολής, πριν γίνουν δεκτές οι προτάσεις. Σε περίπτωση που χρειάζεστε οποιαδήποτε περαιτέρω διευκρίνιση, θα εκδώσει ένα νέο γράμμα τον επόμενο μήνα.
